E-Rechnung-Pflicht 2025–2028: Was Selbstständige jetzt wissen müssen
Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich Pflicht. Ab wann musst du E-Rechnungen empfangen und versenden, welche Formate gelten und was bedeutet das für Kleinunternehmer? Der kompakte Überblick.
- Seit 1.1.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer.
- Versenden wird stufenweise Pflicht: ab 2027 für Umsätze über 800.000 €, ab 2028 für alle.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) nach EN 16931 — ein PDF reicht nicht.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen und verarbeiten können.
Die elektronische Rechnung („E-Rechnung“) wird im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) schrittweise zur Pflicht. Wichtig vorweg: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format. Hier sind die Fristen und was sie konkret für dich als Selbstständige:r bedeuten.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich automatisch weiterverarbeiten lässt. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland gängig sind:
- XRechnung — ein reines XML-Format (vor allem im Behördenumfeld verbreitet).
- ZUGFeRD — ein Hybrid: ein PDF fürs Auge mit eingebetteten XML-Daten für die Maschine.
Eine klassische PDF-Rechnung oder ein eingescanntes Papierdokument gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung.
Die Fristen im Überblick (Deutschland)
Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht
Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen und zu verarbeiten — unabhängig von der Größe. In der Praxis reicht dafür zunächst ein E-Mail-Postfach plus eine Software, die das Format lesen kann.
2025–2026: Übergangsphase beim Versand
In dieser Zeit darfst du beim Versand noch wählen: Du kannst weiterhin eine „sonstige Rechnung“ (z. B. PDF) ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Größere
Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle
Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht im inländischen B2B-Bereich für alle Unternehmen — also auch für kleine Betriebe unter 800.000 € Umsatz.
Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (geregelt in §34a UStDV). Aber: Auch sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Mehr dazu im Beitrag Kleinunternehmerregelung 2025.
Gute Nachricht: Lunabook erzeugt deine Rechnungen automatisch als ZUGFeRD-E-Rechnung — eine PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren Daten (XML nach EN 16931). Du kannst zusätzlich die reine XML-Datei herunterladen (z. B. für Behörden/XRechnung). Du musst nichts umstellen.
Was solltest du jetzt tun?
- Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst — heute schon Pflicht.
- Plane den Umstieg beim Versand rechtzeitig vor deiner jeweiligen Frist.
- Mit Lunabook bist du startklar: deine Rechnungen sind bereits ZUGFeRD-E-Rechnungen (PDF + XML).
Lunabook erstellt deine Rechnungen automatisch als ZUGFeRD-E-Rechnung (PDF mit XML nach EN 16931) — versende strukturierte Rechnungen, ohne etwas umzustellen.
Funktionen ansehenÖsterreich geht einen ähnlichen Weg: Im Behördenbereich (B2G) ist die E-Rechnung längst Standard, und auch im B2B-Umfeld wächst die Bedeutung strukturierter Formate. Wer früh umstellt, spart sich später Stress.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung. Erst ein strukturiertes Format nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder das Hybridformat ZUGFeRD) erfüllt die Anforderungen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen und verarbeiten musst du E-Rechnungen aber trotzdem können.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Ab 1.1.2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1.1.2028 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Empfangen musst du sie bereits seit 1.1.2025.
Welche Formate sind erlaubt?
Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen — in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
Stand: 28. Juni 2026 · Lunabook Redaktion. Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung — im Zweifel die Steuerberatung fragen.