Belege & GoBD: richtig sammeln und 10 Jahre aufbewahren
Wie lange musst du Belege aufbewahren, was verlangt die GoBD und wie digitalisierst du Belege rechtssicher? Praxisleitfaden für Selbstständige — vom Foto bis zur revisionssicheren Ablage.
- Rechnungen und Buchungsbelege müssen i. d. R. 10 Jahre aufbewahrt werden.
- Die GoBD verlangen, dass Belege vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt werden.
- Digitale Belege sind erlaubt — das Original-Format muss erhalten bleiben (z. B. die E-Mail-PDF).
- Ohne Beleg keine Betriebsausgabe: sofort erfassen spart später Sucherei.
„Ohne Beleg keine Buchung“ — dieser Grundsatz entscheidet, ob das Finanzamt deine Ausgaben anerkennt. Gleichzeitig schreibt die GoBD vor, *wie* du Belege aufbewahren musst. Hier ist der praktische Leitfaden.
Wie lange musst du Belege aufbewahren?
Für die meisten steuerrelevanten Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren — dazu zählen Rechnungen (ein- und ausgehend), Buchungsbelege und Jahresabschlüsse. Für manche Geschäftsunterlagen (z. B. Handelsbriefe) gelten kürzere Fristen, aber bei Belegen fährst du mit zehn Jahren sicher.
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Kernanforderungen:
- Vollständigkeit — kein Beleg fehlt.
- Richtigkeit & Nachvollziehbarkeit — die Buchung lässt sich zum Beleg zurückverfolgen.
- Unveränderbarkeit — ein erfasster Beleg darf nicht unbemerkt geändert werden.
- Zeitgerechte Erfassung — Belege werden zeitnah verbucht, nicht erst Monate später.
Dürfen Belege digital sein?
Ja. Du darfst Papierbelege einscannen oder abfotografieren und das Original anschließend vernichten (Ausnahmen für bestimmte Dokumente beachten). Wichtig: Ein Beleg, der digital eingeht (z. B. eine PDF-Rechnung per E-Mail), muss auch im Originalformat aufbewahrt werden — ein Ausdruck genügt nicht.
Der größte Fehler ist, Belege „später“ zu sortieren. Erfasse jeden Beleg sofort — am besten per Foto direkt beim Bezahlen. So geht keine Betriebsausgabe und keine Vorsteuer verloren.
So legst du Belege revisionssicher ab
- Beleg sofort digital erfassen (Foto/Scan).
- Eindeutig zuordnen: Datum, Betrag, Kategorie, Geschäftspartner.
- Unveränderbar speichern und mit der Buchung verknüpfen.
- Regelmäßig sichern — der Verlust von Belegen ist auch ein GoBD-Verstoß.
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Belegerfassung ansehenHinweis: allgemeine Information, keine Steuerberatung. Konkrete Fristen und Pflichten klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Rechnungen und Buchungsbelege in der Regel zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Was sind die GoBD?
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen u. a. Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und zeitgerechte Erfassung.
Darf ich Papierbelege wegwerfen, nachdem ich sie gescannt habe?
In vielen Fällen ja, wenn die Digitalisierung GoBD-konform erfolgt. Für einzelne Dokumente gelten Ausnahmen — im Zweifel die Steuerberatung fragen.
Muss ich eine PDF-Rechnung ausdrucken?
Nein, im Gegenteil: Digital eingegangene Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Stand: 28. Juni 2026 · Lunabook Redaktion. Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung — im Zweifel die Steuerberatung fragen.